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ファイル共有／ドキュメント管理機能は、メール添付で送受信できない大容量ファイルを社内や複数企業間でデータ共有できるので効率的な情報共有を実現します。
キャビネットに登録された新着ファイルがポータル上で確認できるため、全キャビネットを確認する手間を省くことができます。また、データ共有にのみ利用する場合は、利用機能選択で機能を絞り込むとシンプルな画面でご利用いただけます。
（アルファオフィスキャビネット版では提供しておりません。）
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各種データを最大5階層までのキャビネットに登録できるため、ファイルごとに整理をして登録することができます。登録されたデータは、すべてのキャビネットの中からフリーキーワードで検索でき、必要な画像や文書をすばやく取り出せます。また、ファイルを登録するときには、キャビネットに登録される有効期限の設定もできます。
ボタンや説明文を英語表示へ切り替えることができます。これにより日本語がわからないスタッフや日本語が表示できない環境の海外支店や海外企業でも、英語で操作ができます。通知メールも英文で送信されるので、すぐにデータを確認してもらうことができます。
※お客様が設定する名称（キャビネット名やユーザー名など）は英語表示へ切り替わりません。必要に応じて名称変更が可能です。 |
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ファイルの登録時や変更時は、ポータルの新着に表示されるだけでなく、関係者にEメールで通知することができます。登録したデータをすぐに確認してもらいたいときなどには有効です。
| 画像データはサムネイル表示ができるため、画像データがたくさんある場合には、目的のデータをすばやく見つけることができます。資料作成などで画像を使いたいときなどには、表示されている画像データを手軽にダウンロードできます。 |
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パソコンのフォルダ内にあるファイルをまとめて登録できます。登録するファイル数が多いときには、登録の手間や時間を省くことができます。
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キャビネットに登録されているファイルをまとめてダウンロードできます。選択したキャビネットに加え、下の階層のキャビネットに登録されているファイルも同時にダウンロードすることができます。
メール添付して送ることができない大容量ファイルを相手に送ったり、相手から送ってもらったりすることができます。アルファオフィスIDをお持ちのユーザーだけでなく、IDをお持ちでない方にも送ることができます。パスワードや有効期限の設定もできるので、安全にご利用いただけます。また、送付したファイルを誰が確認したのか参照履歴で把握することもできます。
 詳しくはこちら |
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Eメール送信でキャビネットにデータを登録できます。管理者機能で、「送信者アドレス」「登録先キャビネット／掲示板」「有効期限」を設定した上で、指定された宛先にメールを送信するだけでファイルの登録が完了します。
| 登録されたファイルが誰に参照・ダウンロードされたかを利用者機能上で確認できます。見てもらいたい相手がファイルを参照したかどうか確認の連絡を入れる手間を省くことができます。
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| 登録したファイルの更新履歴の確認や、過去に登録されたファイルを最新版に戻すことができます。また、ファイルを編集中にしておくと、その間は他のユーザーによるファイルの変更を不可にできます。
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キャビネット単位で最大登録容量を設定できます。最大登録容量を超えると、ファイルの登録ができなくなりますので、不要なファイルは“消す”という意識を付けさせることができます。管理者機能では、キャビネット別の登録容量だけでなく、最大登録容量に対する利用率も確認できますので、キャビネットを効率的に管理することができます。
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キャビネットの登録・削除などの管理機能を利用者に権限委譲できます。これにより、管理者の負荷を分散することができると同時に、キャビネットの登録や変更が緊急に発生した場合でもより柔軟に処理することができます。
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ワークフローオプションと連動させることができます。これにより、承認されたファイルは、自動的にキャビネットに登録されます。承認されるまでの流れは、履歴として残りますので、内部統制の面からも有効です。
（アルファオフィスキャビネット版では提供しておりません。） |
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