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ワークフロー機能は、企業の迅速な意思決定や、企業のモラルアップに貢献するオプションサービスです。
住所変更届けや購入申請書など、よく利用される申請書のテンプレートを20種類以上ご用意しています。そのまま使うことも、項目追加や承認ルートの変更などテンプレート編集して、独自の申請フォームや承認ルールを作成することもできます。 ■ テンプレート一覧
過去に申請した申請書の再利用ができます。過去に入力した内容がそのまま引き継がれるため、過去の申請と内容が同じ場合や、重複する個所が多いときには、申請書記入の手間が省けて便利です。
申請時には承認者に、最終決裁時には申請者にEメールが配信されるため、アルファオフィスにログインしていなくても、申請されたか、決裁されたかを確認できます。
申請内容に不備や不明な点などがあった場合には、申請者や一つ前の承認者に差戻すことができます。差戻し機能では、申請⇒差戻し⇒修正の流れを履歴として残しておくこともできるため、申請から決済までの一連の流れをすべて管理できます。
ワークフローオプションがスマートフォンからもご利用できるようになります。
■ スマートフォン専用ログインURL https://www.alpha-office.jp/s/
■ 申請書作成機能 業務形態に合わせた申請書が作成可能 チェックボックスや計算式など、さまざまな項目からなるフォーム設計が可能なので、各企業の業務形態に合わせた申請書を作成できます。作成した申請書はカテゴリ別にまとめることもできます。
■ 申請履歴データ管理 過去の申請書の検索やチェックが可能 過去の申請データを履歴として管理できます。最終決裁が降りている申請については削除することができます。絞り込み機能や検索機能があるので、目的の申請書にすばやくたどり着くことができます。 ■ 承認経路作成機能 申請書ごとに承認経路の作成が可能 申請書ごとに、承認者を複数設定したり、あらかじめ設定した承認者を利用者側で変更する事を不可にできます。 承認方法では、承認者を複数設定した「全員の承認が必要」、もしくは「いずれか1人の承認が必要」のどちらかを選択することができます。これらのルート設定により企業の申請・承認ルールの徹底化が図れます。 ■ 確認者設定機能 決裁権限のない確認者を設定可能 実際に承認を行う決裁者のほかに、決裁権がなくても申請書の参照や、コメントの記入が可能な「確認者」を設定できます。最終決裁後に総務部の確認が必要という場合などに活用できます。
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