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業務の効率化を促すワークフロー機能 オプション

ワークフロー機能は、企業の迅速な意思決定や、企業のモラルアップに貢献するオプションサービスです。


ポータル申請書テンプレート印刷用画面表示申請書再利用機能通知機能差戻し機能携帯電話対応ワークフローtoキャビネット管理者機能

ポータル

未処理の承認案件や申請の結果をポータル上で確認できるため、処理忘れや決裁の見落としを防ぐことができます。表示形式は、件数表示と明細表示から選択できます。

申請書テンプレート

住所変更届けや購入申請書など、よく利用される申請書のテンプレートを20種類以上ご用意しています。そのまま使うことも、項目追加や承認ルートの変更などテンプレート編集して、独自の申請フォームや承認ルールを作成することもできます。

テンプレート一覧

住所変更届
購入申請
E-Mailアドレス申請
会社情報調査依頼
通勤定期代変更届
資格取得申請
氏名変更届
紛失届
遅刻早退届
直行直帰届
作業週報
稟議書
扶養家族変更届
出張申請
モバイル接続申請
給与・賞与振込み依頼
旅費・交通費精算
出産届
結婚届
代替休暇届
欠勤・特別休暇届
作業日報
作業月報
クレーム対応報告

印刷用画面表示

申請書データの保存・参照用としてPDFファイルを自動生成する機能を用意しています。保存データをPDFで画面表示したり、プリントアウトしたりすることができます。また、印刷用のPDFファイルには、決裁者の判子を表示できます。

※PDFファイルの参照や印刷には、AcrobatReaderが必要となります。

申請書再利用機能

過去に申請した申請書の再利用ができます。過去に入力した内容がそのまま引き継がれるため、過去の申請と内容が同じ場合や、重複する個所が多いときには、申請書記入の手間が省けて便利です。
通知機能

申請時には承認者に、最終決裁時には申請者にEメールが配信されるため、アルファオフィスにログインしていなくても、申請されたか、決裁されたかを確認できます。



差戻し機能

申請内容に不備や不明な点などがあった場合には、申請者や一つ前の承認者に差戻すことができます。差戻し機能では、申請⇒差戻し⇒修正の流れを履歴として残しておくこともできるため、申請から決済までの一連の流れをすべて管理できます。

携帯電話対応

ワークフローオプションが携帯電話からもご利用できるようになります。


携帯電話からコメントの入力及び決裁(承認/却下/差戻し)ができます。(申請はできません。)
自分が申請した申請書の承認状況を確認できます。
添付ファイルはテキストファイルのみ携帯電話から確認できます。

携帯端末用ログインURL

iモード(NTTドコモ)
http://www.alpha-office.jp/i/
Yahoo!ケイタイ(ソフトバンクモバイル)
http://www.alpha-office.jp/y/
EZweb(KDDI)
http://www.alpha-office.jp/ez/

ワークフローtoキャビネット

キャビネット機能と連動させることができます。これにより、承認されたファイルは、自動的にキャビネットへ登録されます。承認されるまでの流れは、履歴として残りますので、内部統制の面からも有効です。

管理者機能

申請書作成機能

業務形態に合わせた申請書が作成可能
チェックボックスや計算式など、さまざまな項目からなるフォーム設計が可能なので、各企業の業務形態に合わせた申請書を作成できます。作成した申請書はカテゴリ別にまとめることもできます。


申請書に設定できる項目
テキストボックス
ラジオボタン
添付ファイル
日付
ラベル(表示のみ)
数値
計算式
チェックボックス
プルダウンメニュー

申請履歴データ管理

過去の申請書の検索やチェックが可能
過去の申請データを履歴として管理できます。最終決裁が降りている申請については削除することができます。絞り込み機能や検索機能があるので、目的の申請書にすばやくたどり着くことができます。


承認経路作成機能

申請書ごとに承認経路の作成が可能
申請書ごとに、承認者を複数設定したり、あらかじめ設定した承認者を利用者側で変更する事を不可にできます。
承認方法では、承認者を複数設定した「全員の承認が必要」、もしくは「いずれか1人の承認が必要」のどちらかを選択することができます。これらのルート設定により企業の申請・承認ルールの徹底化が図れます。


確認者設定機能

決裁権限のない確認者を設定可能
実際に承認を行う決裁者のほかに、決裁権がなくても申請書の参照や、コメントの記入が可能な「確認者」を設定できます。最終決裁後に総務部の確認が必要という場合などに活用できます。


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